Datenschutz in der Abteilung Hilfen zur Erziehung

Nachfolgend wollen wir Sie informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und Ihnen einen Überblick zu Ihren Rechten geben:

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Stefan Lenz (Geschäftsführender Vorsitzender)
Pottaschenloch 1
69259 Wilhelmsfeld

E-Mail: stefan.lenz@postillion.org

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen und den vertretungsberechtigten Personen können Sie unserem Impressum auf unserer Homepage www.postillion.org entnehmen.

Welche Daten nutzen wir und aus welchen Quellen erheben wir die Daten:

Die Abteilung Hilfen zur Erziehung in den ambulanten sowie stationären Hilfen verarbeitet sehr schützenswerte personengebundene Daten. Dies sind insbesondere die Hilfepläne und die Stellungnahme zum Hilfeplan nach § 36 SGB VIII. Es handelt sich um biografische Daten von Familien, Kindern und Jugendlichen, die unserem Erachten nach die höchste Schutzstufe aufweisen. Daher werden diese besonders abgesichert.

Papier-Akten:

In die Akten gehören Kurzinfos, Hilfepläne, Stellungnahmen zu den Hilfeplangesprächen, evtl. angefallen Aktennotizen, ggf. Genogramme, Ergebnisse der Fallbesprechungen/HPG-Vorbereitungen, sofern notwendig bzw. lediglich in Einzelfällen Schul- u. Arztberichte, Gutachten. Diese sind grundsätzlich digitalisiert auf dem Server einzustellen. Hierzu gibt es drei verschiedene Ordnertypen, auf die jeweils nur die Fachkräfte aus dem jeweiligen Bereich Zugriff haben: ambulante Hilfen und der stationären Wohngruppe Hockenheim. Diese sind so anzuordnen, dass für jede Familie ein Unterordner besteht. Wenn eine Hilfe beendet wird, wird der Ordner soweit verändert, dass das Enddatum in die Ordnerbezeichnung aufgenommen wird, was das Löschen anschließend vereinfacht.

Grundsätzlich haben alle Fachkräfte im jeweiligen Bereich Zugang zu den dazugehörigen Akten. Im stationären Setting ist dies das betreffende Team. In den ambulanten alle Mitarbeiter_innen, da in der Abwesenheit der Fachkraft die Vertretung Zugriff darauf haben muss. Vertreten werden kann grundsätzlich jeder in jeder Familie. Der Datenaustausch mit dem Jugendamt erfolgt per Fax. Ein Austausch über E-Mails ist nicht vorgesehen. Papierakten werden in einem verschlossenen Stahlschrank im Stützpunkt Schwetzingen bzw. der Wohngruppe aufbewahrt.

Datenaustausch mit den Familien:

Ein Datenaustausch mit den Familien erfolgt in Papierform. Es ist nicht vorgesehen, den Familien Hilfepläne etc. elektronisch zu zusenden. Mit den Klienten wie auch mit dem Jugendamt können E-Mails ausgetauscht werden, die anonymisiert sind, wenn es zum Beispiel um die Verabredung von Terminen etc. geht, ohne dass der Name der Familie konkret genannt wird.

Die Mitarbeiter_innen der ambulanten Erziehungshilfen sind berechtigt auf ihren Diensttelefonen den Messenger-Dienst TELEGRAM zu installieren und für Absprachen und vor allem Terminvereinbarungen mit der Familie zu benutzen. Dabei ist zu beachten, dass keine schützenswerten Daten ausgetauscht werden.

Umgang mit der wirtschaftlichen Akte:

In den Hilfen zur Erziehung erhalten wir vom Jugendamt einen Bewilligungsbescheid, der zumindest den Namen, die Adresse und den Stundenumfang der Hilfe benennt. Diese Daten sind notwendig, um eine Rechnung zu erstellen. Sie werden im Büro in der Abteilung ‚Inneres Rechnungswesen‘ geführt. Diese Akten sind in Papierform vorhanden. Zehn Jahre nach Beendigung der Hilfe werden sie fachgerecht in der Datentonne des Postillion e. V. vernichtet. Die Zehnjahresfrist gilt deswegen, da es sich um einen Teil der Buchhaltungsakte handelt.

Daten in KiTaOn:

In KitaOn werden die Einsatzzeiten und Rechnungszeiten jeder Hilfe gespeichert. Diese Datenspeicherung ist notwendig, um eine Rechnungsstellung zu gewährleisten. Die Daten der Familie beschränken sich lediglich auf den Namen des Hilfeempfängers, Adresse, Aktenzeichen und Telefonnummer. Darüber hinaus werden die Daten der Einsätze erfasst (Tag und Zeitdauer). Diese Daten werden nach zehn Jahren gelöscht, da sie Teil der Buchhaltungsdaten sind. Zugriff auf diese Daten haben neben der IT-Fachkraft die Fachkräfte innerhalb der Abteilung Hilfen zur Erziehung, das zuständige Vorstandsmitglied sowie dessen Vertretung sowie die in der Verwaltung mit dem Rechnungswesen betrauten Personen.

Umgang mit Hardware:

Die Mitarbeiter in der Abteilung Hilfen zur Erziehung dürfen die im Stützpunkt zur Verfügung gestellten Dienstrechner für die Arbeit benutzen. Dieser Dienstrechner ist mit einem Passwort zu schützen, sodass sichergestellt ist, dass kein Unberechtigter an den Rechner kommen kann. Es ist zulässig, die Daten auf einen passwortgesicherten USB-Stick zu ziehen, um zu Hause auf dem Privatrechner daran zu arbeiten. In diesem Falle ist sicher zu stellen, dass keine dritte Person Zugang zu dem Rechner hat.

Information der Kolleg_innen:

Aufgrund der erhöhten Datensicherheit soll einmal jährlich im Rahmen einer Teamsitzung durch die Teamleitung eine Datenschutzbelehrung erfolgen. Diese ist zu dokumentieren. Der Umfang der Datenschutzbelehrung entspricht dem hier beschriebenen Verfahren zum Datenschutz innerhalb der Abteilung Hilfen zur Erziehung.

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten:

Die oben genannten Daten verarbeiten wir:

An wen übermitteln wir Ihre Daten:

Ihre Daten werden innerhalb des Trägers an verschiedene Stellen weitergeleitet. Es erhalten nur diejenigen Mitarbeiter_innen Zugriff auf die Daten, die sie zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten brauchen.

Weiter arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen, die ggf. Daten zur Abrechnung oder zur Verwaltung erhalten. Deren Mitarbeiter_innen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit Ihrer Daten getroffen.

Von uns werden Daten an weitere Dritte nur aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung weitergegeben. Dies betrifft etwa den Austausch mit dem Jugendamt, Schulen, Therapeuten oder ähnliche.

Wo werden Ihre Daten gespeichert:

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland gespeichert.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert:

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten nur solange, wie sie zur Zweckerfüllung notwendig sind. Sind Ihre Daten zur vertraglichen Erfüllung oder für gesetzliche Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie gelöscht.

Unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte:

Jutta Rieger
Pottaschenloch 1
69259 Wilhelmsfeld

E-Mail: jutta.rieger@postillion.org

Ihre Rechte:

Sie haben das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten Daten, auf Löschung, auf Berichtigung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.