Datenschutzerklärung für Online-Meetings via Microsoft Teams

Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für Bewerberinnen und Bewerber als auch für externe Personen (z. B. Eltern, Erziehungsberechtigte, gesetzliche Vertreter oder Mitglieder), die an Online- Meetings teilnehmen.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Postillion e.V., Pottaschenloch 1, 69259 Wilhelmsfeld, Stefan Lenz (Geschäftsführender Vorsitzender), Pottaschenloch 1, 69259 Wilhelmsfeld

E-Mail: geschaeftsfuerung@postillion.org

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen und den vertretungsberechtigten Personen können Sie unserem Impressum entnehmen.

Verarbeitet Daten

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden je nach Ihren Angaben und individuellen Einstellungen verschiedene Datenkategorien aller teilnehmenden Personen verarbeitet:

Nutzerdaten:
Name, Vorname, E-Mail-Adresse zu Identifikationszwecken (Anlegen eines Benutzerkontos ist nicht zwingend erforderlich)

Kommunikationsdaten:
Audio- und Videodaten während des Gesprächs, sowie ggf. weitere im Gespräch mitgeteilte Informationen oder geteilte Links. Weiteren haben Sie die Möglichkeit, parallel die Chatfunktion von Microsoft Teams zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben, das Teilen von Links oder Inhalten verarbeitet, um diese den Teilnehmern des Meetings anzuzeigen. Eine Datenübertragung von Kamera und Mikrofon kann jederzeit von Ihnen selbstständig an- und abgeschaltet werden.

Profil- und Telemetriedaten:
Sofern Sie mit einem eigenen Microsoft-Konto teilnehmen - Anzeigename, Profilbild (optional) sowie technische Protokolldaten zur Durchführung des Telefonats

Technische Metadaten:
IP-Adresse, Geräte-/Hardwareinformationen, Verbindungsdaten

Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage und Zwecke für die Datenverarbeitung unterscheiden sich danach, in welcher Funktion Sie an dem Gespräch teilnehmen:

• Für Bewerberinnen und Bewerber: Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Auswahl von geeigneten Kandidaten mittels Online-Meeting. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage von § 26 Abs. (1) S. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1a) und b) der DSGVO, basierend auf Ihrer Einwilligung sowie zur Anbahnung und Prüfung eines möglichen Vertragsverhältnisses.
• Für externe Personen (z. B. Eltern, Jugendamt): Nehmen Dritte an Meetings teil, dann sind Art. 6 Abs. 1 a) b) c) e) und f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings. Der Postillion e.V. hat ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO), dass ein in der Einleitung genannter Austausch so stattfinden kann.
• Für Mitglieder: Sofern Mitglieder an virtuellen Sitzungen (z.B. des Vorstands-, -Beirats-, oder an Arbeitskreis-Sitzungen) teilnehmen, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, da die Verarbeitung der ersonenbezogenen Mitgliederdaten „zur Durchführung der Mitgliedschaft“ beim Postillion e.V. erfolgt.
• Keine Aufzeichnung ohne Einwilligung: Wir zeichnen Gespräche grundsätzlich nicht auf. Sollte in Ausnahmefällen eine Aufzeichnung oder Transkription erforderlich sein, erfolgt dies ausschließlich auf Basis einer ausdrücklichen und reiwilligen Einwilligung aller anwesenden Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Dauer der Speicherung / Löschung

• Bewerbungsdaten: Die während des Online-Meetings anfallenden Metadaten werden nach Beendigung des Meetings gelöscht, da keine Aufzeichnung erfolgt.
• Daten externer Personen / Metadaten: Personenbezogene Daten von externen Personen sowie die Protokolldaten der Videonutzung (Metadaten) werden nach Beendigung des Meetings, spätestens jedoch nach den systemseitigen ereinigungsfristen von Microsoft gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Innerhalb des Postillion e.V. haben nur die Personen Zugriff auf Ihre im Zusammenhang mit dem Online-Meeting angefallenen personenbezogenen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben bzgl. der oben genannten Zwecke diese benötigen. Personenbezogene Daten die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden unvermeidbar an unsere Auftragsverarbeiter, also die Dienstleister, die uns bei der Durchführung des Online-Meetings unterstützen, weitergegeben (Microsoft Corporation als Anbieter von MS Teams).

Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. durch richterlichen Beschluss), oder die Betroffenen ausdrücklich in die Weitergabe ihrer Daten eingewilligt haben.

Drittlandstransfer

Der Postillion e.V. hat den Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt. Daher erfolgt die Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU).

Wir nutzen Microsoft Teams als Software-Lösung. Dienstanbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft agiert für uns als weisungsgebundener uftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Da Microsoft ein US-amerikanisches Unternehmen ist, kann eine Übermittlung von Daten (insbesondere Metadaten) in die USA nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Microsoft ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Zum aktuellen Zeitpunkt bietet dieser Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission die formelle Rechtsgrundlage für den Transfer.

Beim Aufruf der Internetseite von „Microsoft Teams“, ist „Microsoft“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf von Microsoft.com ist lediglich für den Download der notwendigen Software erforderlich, wenn eine Nutzung nicht direkt und ohne inen Download über einen Internetbrowser erfolgen soll/kann.

Die Verwendung von MS-Teams unterliegt generell den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“, worauf Postillion e.V. selbst keinen Einfluss hat. Zur Nutzung von MS-Teams müssen sie zwingend die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“ akzeptieren, anderenfalls können Sie MS-Teams nicht nutzen.

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:

Datenschutzbestimmungen
Nutzungsbestimmungen

Rechte der Betroffenen

• Recht auf Auskunft: gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung
  gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger bei uns gespeicherter personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung
  gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Verarbeitung nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung der Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie jedoch deren Löschung ablehnen nd wir die Daten nicht mehr benötigen. Sie können die Daten auch einschränken, wenn Sie sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
• Recht auf Datenübertragbarkeit
  gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen erantwortlichen zu verlangen.
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  gemäß Art. 7 Abs. (3) DSGVO haben Sie das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr ortsetzen dürfen.
• Beschwerderecht
  Sie haben das Recht, bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Aktualisierungen dieser Richtlinie

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Sie können sich auf dieser Seite jederzeit über die neuesten Änderungen informieren.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Datenschutz können Sie sich an unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte des Postillion e.V.:
Christin Naffin, Pottaschenloch 1, 69259 Wilhelmsfeld, E-Mail: datenschutz@postillion.org wenden.